1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

is verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens en bepaalt het doel en de middelen van deze verwerking. Wij verbinden ons ertoe uw gegevens te verwerken in overeenstemming met de geldende privacywetgeving en dit privacybeleid.

2. Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO)

heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer – DPO) aangesteld. De DPO houdt toezicht op de naleving van de AVG en staat u bij met vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens.

U kunt de DPO te allen tijde contacteren voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen verschillende categorieën van persoonsgegevens, afhankelijk van de diensten die u gebruikt en de interacties die u met ons heeft. Hieronder geven wij een overzicht van de gegevens die wij kunnen verwerken.

3.1 Identificatie- en contactgegevens

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum en geboorteplaats
• Nationaliteit
• Geslacht
• E-mailadres
• Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
• Woonadres (straat, huisnummer, postcode, stad, land)
• Kopie van identiteitsdocument (paspoort, identiteitskaart) – uitsluitend voor wettelijk verplichte verificatiedoeleinden

3.2 Reservatie- en verblijfsgegevens

• Aankomst- en vertrekdatum
• Type kamer en geselecteerde arrangementen
• Aantal gasten en bijzondere verzoeken
• Historiek van voorgaande verblijven
• Loyaliteitsprogrammalidmaatschap en -punten
• Voorkeuren inzake kamerinrichting, voeding en andere faciliteiten

3.3 Financiële en betalingsgegevens

• Betaalmethode (creditcard, debetkaart, bankoverschrijving)
• Geanonimiseerde of gedeeltelijk gemaskeerde kaartgegevens (volledige kaartgegevens worden uitsluitend verwerkt door gecertificeerde betalingsdienstaanbieders)
• Factuurgegevens en betalingshistoriek
• BTW-nummer (voor zakelijke klanten)

3.4 Casinogegevens en identificatie voor kansspelen

• Wettelijk verplichte identiteitsverificatie conform de Wet van 7 mei 1999 op de kansspelen en de antiwitwasregelgeving (AML/CTF)
• Spelactiviteit en transactiehistoriek
• Gegevens in het kader van verantwoord spelen (zelfuitsluitingsverzoeken, speellimieten)
• Winst- en verliesgegevens
• Gegevens ten behoeve van de naleving van de Nationale Kansspelcommissie

3.5 Digitale en technische gegevens

• IP-adres en apparaatidentificatoren
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Verwijzende URL en bezochte pagina's op onze website
• Datum, tijdstip en duur van uw websitebezoek
• Cookiegegevens (zie ons Cookiebeleid voor meer informatie)
• Locatiegegevens (indien u hiervoor toestemming heeft gegeven)

3.6 Communicatiegegevens

• Inhoud van e-mailcorrespondentie en contactformulieren
• Opnames van telefoongesprekken met onze klantenservice (mits u hiervan op de hoogte bent gesteld)
• Chatberichten via onze website of applicaties
• Feedback, klachten en beoordelingen

3.7 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

In bepaalde gevallen verwerken wij bijzondere categorieën van persoonsgegevens als bedoeld in Artikel 9 AVG. Dit gebeurt uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming of op basis van een andere wettelijk toegestane grondslag:

• Gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld allergieën, mobiliteitsbeperking, dieetwensen) – uitsluitend voor het verlenen van passende dienstverlening tijdens uw verblijf
• Gegevens over problematisch gokgedrag – in het kader van verantwoord speelbeleid en wettelijke verplichtingen

Wij verzamelen geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens tenzij dit strikt noodzakelijk is en wij beschikken over een geldige rechtmatige grondslag.

3.8 Gegevens van derden

In sommige gevallen ontvangen wij persoonsgegevens van derden, zoals boekingsplatformen (bijvoorbeeld Booking.com, Expedia), reisbureaus, bedrijfsrelaties of evenementorganisatoren. Wij verwerken deze gegevens in overeenstemming met dit privacybeleid en de toepasselijke wetgeving.

4. Rechtmatige grondslag voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens altijd op basis van een van de rechtmatige grondslagen zoals bepaald in Artikel 6 van de AVG. Hieronder vindt u een overzicht van de grondslagen die wij hanteren:

4.1 Uitvoering van een overeenkomst (Artikel 6, lid 1, onder b) AVG)

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek stappen te ondernemen vóór het sluiten van een overeenkomst. Dit omvat onder meer:

• Het verwerken van uw hotelreservatie en verblijf
• Het uitvoeren van betalingstransacties
• Het bieden van horecadiensten, casinodiensten en andere faciliteiten
• Het beheer van uw klantenaccount en loyaliteitsprogramma
• Het afhandelen van annuleringen en wijzigingen

4.2 Wettelijke verplichting (Artikel 6, lid 1, onder c) AVG)

De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust. Dit omvat onder meer:

• Verplichte identificatie van casinobezoekers conform de Wet van 7 mei 1999 op de kansspelen
• Naleving van antiwitwaswetgeving (AML) en financiering van terrorisme (CTF) conform de Wet van 18 september 2017
• Fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
• Verplichte meldingen aan de Nationale Kansspelcommissie
• Bewaring van gegevens conform de Belgische wetgeving inzake hotelregistratie
• Verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten op wettelijk verzoek

4.3 Gerechtvaardigd belang (Artikel 6, lid 1, onder f) AVG)

De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of die van een derde, mits uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Dit omvat onder meer:

• Beveiliging van onze gebouwen, eigendommen en gasten via cameratoezicht (CCTV)
• Fraudepreventie en bescherming van onze bedrijfsactiviteiten
• Verbetering van onze dienstverlening op basis van gebruiksanalyse
• Directe marketing aan bestaande klanten voor vergelijkbare producten en diensten (met opt-outmogelijkheid)
• Beheer van klachten en geschillen
• IT-beveiliging en netwerkbeheer

Wij voeren voor elk gerechtvaardigd belang een afweging uit (balancing test) om te verzekeren dat uw rechten en vrijheden niet onevenredig worden geschaad. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

4.4 Toestemming (Artikel 6, lid 1, onder a) AVG)

In sommige gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. Dit betreft onder meer:

• Het versturen van nieuwsbrieven en promotionele communicatie
• Het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies en tracking technologieën
• De verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens)
• Gepersonaliseerde marketingcommunicatie via e-mail, SMS of sociale media
• Gebruik van uw foto's of getuigenissen voor marketingdoeleinden

U heeft het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan. U kunt uw toestemming intrekken via privacy@pinevalleycreative.com.

4.5 Vitale belangen (Artikel 6, lid 1, onder d) AVG)

In uitzonderlijke gevallen kan verwerking noodzakelijk zijn ter bescherming van vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon, bijvoorbeeld in geval van een medisch noodgeval tijdens uw verblijf bij ons.

4.6 Taak van algemeen belang (Artikel 6, lid 1, onder e) AVG)

Wij kunnen in bepaalde gevallen verplicht zijn gegevens te verwerken in het kader van taken van algemeen belang of openbaar gezag, zoals de samenwerking met gerechtelijke autoriteiten of toezichthoudende instanties.

5. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende specifieke, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

5.1 Reservatie- en verblijfsbeheer

• Verwerken en bevestigen van uw hotelreservaties
• Check-in en check-out procedures
• Kamerallocatie en beheer van uw verblijfsvoorkeuren
• Facturering en betalingsverwerking
• Klachtenbeheer en klantenservice tijdens uw verblijf

5.2 Casinodiensten en naleving van kansspelregelgeving

• Verplichte leeftijdsverificatie (minimumleeftijd 21 jaar) en identiteitscontrole
• Beheer van speelactiviteiten en transactieverwerking
• Naleving van het verantwoord speelbeleid, inclusief zelfuitsluiting
• Rapportage aan de Nationale Kansspelcommissie en andere bevoegde autoriteiten
• Antiwitwascontroles en melding van verdachte transacties aan de CFI (Cel voor Financiële Informatieverwerking)

5.3 Klantenaccount en loyaliteitsprogramma

• Aanmaken en beheren van uw persoonlijk klantenaccount
• Toekennen en bijhouden van loyaliteitspunten en voordelen
• Personalisering van uw ervaring op basis van uw voorkeuren en historiek

5.4 Marketing en communicatie

• Versturen van bevestigingen, ontvangstbewijzen en servicegerelateerde berichten
• Versturen van nieuwsbrieven, promoties en aanbiedingen (mits u hiervoor toestemming heeft gegeven of wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben)
• Gepersonaliseerde aanbiedingen op basis van uw gedrag en voorkeuren
• Uitnodigingen voor evenementen en speciale promoties
• Versturen van tevredenheidsenquêtes na uw verblijf

5.5 Beveiliging en fraudepreventie

• Cameratoezicht (CCTV) in openbare ruimten van het hotel en casino ter beveiliging van gasten en medewerkers
• Voorkoming en opsporing van fraude, diefstal en andere criminele activiteiten
• Bescherming van de IT-infrastructuur en website
• Toegangscontrole tot beveiligde zones

5.6 Wettelijke en reglementaire naleving

• Naleving van boekhoudkundige en fiscale verplichtingen
• Verplichte hotelregistratie bij de lokale overheden
• Bewaring van gegevens conform wettelijke bewaartermijnen
• Medewerking aan gerechtelijke of bestuurlijke onderzoeken op wettelijk verzoek

5.7 Verbetering van diensten en analyse

• Analyse van websitegebruik en gebruikersgedrag voor optimalisatie
• Verbetering van onze producten, diensten en klantenervaring
• Statistische analyses (op geanonimiseerde of gepseudonimiseerde basis)
• Ontwikkeling van nieuwe diensten en aanbiedingen

6. Delen van persoonsgegevens met derden

verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij kunnen uw gegevens echter wel delen met de volgende categorieën van ontvangers, uitsluitend voor de in dit beleid beschreven doeleinden en op basis van een geldige rechtmatige grondslag:

6.1 Dienstverleners en verwerkers

Wij maken gebruik van externe dienstverleners die namens ons gegevens verwerken (verwerkers in de zin van de AVG). Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af conform Artikel 28 AVG. Dit betreft onder meer:

• IT-dienstverleners en cloudproviders (hosting, Property Management System, CRM)
• Betalingsdienstaanbieders en acquirers (PCI-DSS gecertificeerd)
• E-mailmarketingplatformen
• Klantenserviceplatformen en chatbotsystemen
• Analysediensten (web- en marketinganalyse)
• Drukkerijen en verzendingsbedrijven voor fysieke communicatie
• Cateringbedrijven en andere operationele leveranciers

6.2 Boekingsplatformen en distributiesystemen

Wanneer u via een extern boekingsplatform (zoals Booking.com, Expedia, Hotels.com of andere) een reservatie maakt, ontvangen wij uw gegevens van deze platformen. Wij zijn in dit geval gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke of ontvangen de gegevens als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke. Het privacybeleid van het betreffende platform is eveneens van toepassing.

6.3 Bevoegde autoriteiten en overheidsinstanties

Wij kunnen verplicht zijn uw persoonsgegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten op basis van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel. Dit betreft onder meer:

• Politiediensten en gerechtelijke autoriteiten
• Nationale Kansspelcommissie (NKCK)
• Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) bij meldingsplicht inzake witwassen
• Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) bij een onderzoek
• Belastingdienst en fiscale autoriteiten
• Gemeentelijke overheden (hotelregistratie)

6.4 Zakelijke partners en groepsentiteiten

Indien deel uitmaakt van een groep van ondernemingen, kunnen gegevens worden gedeeld met andere entiteiten binnen de groep, uitsluitend voor interne administratieve doeleinden en met behoud van adequate beschermingsmaatregelen.

6.5 Professionele adviseurs

In het kader van juridische, boekhoudkundige of verzekeringstechnische dienstverlening kunnen gegevens worden gedeeld met externe adviseurs (advocaten, accountants, verzekeringsmaatschappijen), die gehouden zijn aan beroepsgeheim of vergelijkbare vertrouwelijkheidsverplichtingen.

6.6 Internationale doorgifte van gegevens

In beginsel worden uw persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land buiten de EER, geschiedt dit uitsluitend:

• Op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (Artikel 45 AVG)
• Op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC's) (Artikel 46 AVG)
• Op basis van bindende bedrijfsvoorschriften (BCR's) (Artikel 47 AVG)
• Of met uw uitdrukkelijke toestemming voor de beoogde doorgifte

U kunt een kopie van de van toepassing zijnde beschermingsmaatregelen opvragen via privacy@pinevalleycreative.com.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang als wettelijk vereist. Hieronder vindt u een overzicht van de gehanteerde bewaartermijnen:

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaartermijn worden uw gegevens veilig gewist of geanonimiseerd conform onze interne procedures voor gegevensbeheer. In geval van een lopend geschil, juridische procedure of verzoek van een bevoegde autoriteit kunnen gegevens langer worden bewaard totdat de zaak definitief is afgehandeld.

8. Uw rechten als betrokkene

Als betrokkene heeft u onder de AVG een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij respecteren en faciliteren de uitoefening van deze rechten. Hieronder vindt u een overzicht van uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen.

8.1 Recht op inzage (Artikel